Helpdesk.
Algemeen
Procedures
Het is niet toegestaan om vòòr een match contact op te nemen met de shipper of carrier. UTURN behoudt het recht om toegang tot het platform te ontzeggen wanneer dit wordt overschreden.
De operationele procedures zijn een onderdeel van de terms and conditions op het UTURN platform. Deze operationele procedures geven inzicht in het gebruik van het platform en de operationele instructies die gevolgd moeten worden door zowel shipper als carrier.
In het geval van shipment gerelateerde zaken zal de shipper de carrier, of de carrier de shipper, per direct contacteren. Als deze richtlijnen niet gevolgd kunnen worden en de shipper of carrier niet kunnen helpen, dan kan er contact opgenomen worden met UTURN voor support.
1. Opdrachtgever
Gebruik van het platform
- Ga als organisatie 'Admin' naar je Account in het platform.
- Zoek naar 'User management' en klik op '+ Add new user'.
- Vul nu de benodigde gebruikersgegevens van je collega in, zoals naam en e-mailadres.
- Klik op 'Send'.
- De uitnodiging staat nu in de e-mail inbox van je collega.
- Je collega kan de uitnodiging accepteren, zodat jullie kunnen samenwerken binnen het platform.
De shipper is vrij om een vervoerder toe te wijzen op basis van prijs en kwaliteit. De shipper is vrij om tijdig toe te wijzen, maar wordt geadviseerd om zo snel mogelijk toe te wijzen om te voorkomen dat vervoerders hun biedingen annuleren.
UTURN biedt een geautomatiseerde portbase check aan voor alle (volledige) shipments. Shippers krijgen inzicht in de status van een container en kunnen daar naar handelen. Shippers wordt geadviseerd om ervoor te zorgen dat de portbase-status in orde is voordat ze worden toegewezen om mogelijke kosten te vermijden.
Een aanvraag voor shipment moet alle nodige informatie bevatten zodat de vervoerder een all-in prijs kan bepalen. Bepaalde velden zijn daarom verplicht om een shipment te publiceren (bijv. type apparatuur, locaties, data, vereisten en richtprijs). Andere velden zijn niet verplicht, maar verzenders wordt aangeraden zo volledig mogelijk te zijn om de efficiëntie van zowel het proces als de uitvoering van het transport te verbeteren.
Het bod moet een all-in prijs zijn voor het totale transport en de benodigdheden. Inclusief brandstof, tol, brugkosten, wegbelasting, ADR, extra stop(s), etc. Met uizondering van onvoorziene extra kosten.
De carrier is verantwoordelijk om te volledigheid en juistheid van de shipmentdetails te checken alvorens het bieden, accepteren of starten van een rit.
Alle organisaties zullen worden gecontroleerd op het invullen van volledige en juiste bedrijfsinformatie. Daarbij worden carrier gecontroleerd op de verplichte benodigdheden voor het uitvoeren van het transport:
- Eurovergunning (NIWO vergunning voor Nederland)
Alleen carriers met een geldige transportvergunning en kamer van koophandel nummer welke geregistreerd staan op dezelfde organisatie worden toegang verleend.
- Verzekeringen
Alle actieve carriers moeten relevante verzekeringen beschikken en kunnen overleggen voor het uitvoeren van het desbetreffende transport. De onderstaande verzekeringen zijn nodig:
- Aansprakelijkheidsverzekering;
- Aansprakelijkheidsverzekering voor bedrijfsauto’s;
- Transportaansprakelijkheidsverzekering
Het opgeven van een “richtprijs” is verplicht om een shipment te publiceren. De shipper is vrij om deze prijs te bepalen, maar wordt verplicht een concurrerende prijs op te geven om de platformervaring te verbeteren.
Check hier je ritprijs: UTURN Price Calculator
Additionele onverwachte kosten
Match gevonden? Tijd om aan de slag te gaan!
De afgesproken prijs van een vervoersovereenkomst kan nu niet meer gewijzigd worden. Ontstaan er hierna toch kosten die op voorhand niet voorzien waren? Dan heeft de vervoerder mogelijk wel recht op vergoeding van deze kosten.
UTURN kent de volgende additionele kosten:
Wachtkosten
Kosten voor late annulering
Overige additionele kosten
UTURN rekent bovenop alle additionele kosten 5% verwerkingkosten door aan de opdrachtgever. Dit is niet van toepassing op de kosten voor late annulering.
Vervoerders moeten tijdens transport melden dat er kosten (dreigen te) ontstaan. Gebruik de functieknop ‘Meld Probleem / Report Issue’ om de kosten aan te geven. Additionele kosten worden niet in behandeling genomen indien vervoerder de opdrachtgever niet heeft ingelicht.
Proces
Vervoerder voert kosten in en sluit het shipment met de ‘Proof of Delivery’
Opdrachtgever heeft 5 werkdagen om feedback te geven op de kosten. Indien de opdrachtgever niet binnen 5 werkdagen reageert worden de kosten automatisch toegewezen.
Beroep op beslissing
Indien de vervoerder het niet eens is met de beslissing van de opdrachtgever zal de vervoerder dit in een mail naar de opdrachtgever en UTURN toelichten. De opdrachtgever reageert met een uitleg op de beslissing. Indien noodzakelijk zal UTURN aan de hand van regels en procedures input geven over de verdeling van kosten en optreden als een neutrale bemiddelaar.
Bij cancellation van een shipper na een vervoersovereenkomst (na matching), is de shipper genoodzaakt de carrier te vergoeden uitgaande van de onderstaande regels. Shipper, carrier en UTURN hebben de plicht om te zoeken naar een alternatief voor de vervallen shipment, om kosten te voorkomen.
Shunts
- Meer dan 24 uur voor uitvoering (pick-up tot tijd) -> kosteloos
- Minder dan 24 uur voor uitvoering (pick-up tot tijd) en nog niet gestart -> 70% van de afgesproken prijs
- Minder dan 24 uur voor uitvoering (pick-up tot tijd) en al gestart -> 100% van de afgesproken prijs
Import/Export
- Meer dan 24 uur voor uitvoering (locatie 2 tot tijd) -> kosteloos
- Minder dan 24 uur voor uitvoering (locatie 2 tot tijd) en nog niet gestart -> 70% van de afgesproken prijs
- Minder dan 24 uur voor uitvoering (locatie 2 tot tijd) en al gestart -> 100% van de afgesproken prijs
Het wachtkosten tarief is €52,50 per uur. Hiervan gaat €50,- naar de vervoerders en €2,50 (5%) naar UTURN voor de verwerking van de kosten.
- Terminal / Depot: 1 uur vrij (mits de opdrachtgever verantwoordelijk gehouden kan worden).
- Laad / Loslocatie: 2 uur vrij (met een tolerantie van 15 minuten).
- Andere Stop locaties: 1 uur vrij (met een tolerantie van 15 minuten).
Opdrachtgevers zijn niet verantwoordelijk voor wachtkosten op terminals wegens drukte.
Bij kosten die ontstaan uit overmacht situaties bij de terminals of depots (en waarbij zowel de vervoerder als opdrachtgever niet verantwoordelijk zijn) adviseert UTURN om de kosten te delen tussen beide partijen.
Voorbeelden van mogelijke overmacht situaties:
- defecte kraan/systemen op terminals
- gesloten terminals i.v.m. weersomstandigheden of stakingen
Alleen kosten die onvoorzien / niet beschreven waren in het originele shipment ten tijde van acceptatie kunnen vergoed worden. De kosten zullen per case bekeken worden.
Richtlijnen hiervoor zijn:
- Extra stop: €50
- Extra afstand: €1 - €1,50/km (eerste 10km zijn vrij)
- Overnachting: €250
Andere kosten in overleg met opdrachtgever (IMO stickers, seals, opslag, chassishuur, wegen, toll etc)
Tijdens transport
Na toewijzing is de informatie waarop de vervoerovereenkomst is gebaseerd voor bewerking door beide partijen geblokkeerd. Als deze informatie verandert, kan de shipper vanuit de shipment een wijzigingsverzoek richting de vervoerder initiëren. Na aanvaarding van de wijziging door de vervoerder, zal de vervoersovereenkomst automatisch bijgewerkt worden en de nieuwe vereisten weergeven.
De shipper is verantwoordelijk om de vervoerder volledige en correcte informatie te verstrekken alvorens toe te wijzen, maar in ieder geval vóór uitvoering van het transport. Dit omvat (indien van toepassing) onder andere:
Containernummer (indien beschikbaar)
- Type uitrusting
- Referenties
- Locatie opmerkingen
- Zegelnummers
- Rederijen
- Namen van boten
UTURN biedt de shipper en vervoerder de mogelijkheid om direct in contact te komen met de wederpartij van de vervoerovereenkomst. De shipper en carrier moeten telefonisch en / of per e-mail bereikbaar zijn voor zaken die verband houden met de shipment via de opgegeven contactgegevens
Voor exportzendingen is de vervoerder verplicht om zo snel mogelijk boekingsgerelateerde informatie in te dienen op het UTURN platform (bijv. Containernummer en tarragewicht). De shipper wordt automatisch op de hoogte gebracht en is verplicht om deze informatie te verwerken en de boeking af te ronden, direct maar ten minste een uur voor de verwachte afzet.
Financieel
Wekelijkse geconsolideerde facturen worden gegenereerd en per e-mail verzonden naar het opgegeven factuur-e-mailadres en beschikbaar op de portal.
Facturen tonen alle gegenereerde factuurregels gefilteerd per vervoerscontract en bevatten alle soorten factuurregels (bijv. Toeslagen, UTURN-kosten en transportprijzen).
De shipper kan per zending een factuurreferentie invoeren die per factuurregel wordt weergegeven voor interne gebruik.
Overig
Portbase start met "De Veilige Keten" Voor meer informatie over de Veilige Keten van Portbase, volg deze link: https://support.portbase.com/en/the-secure-chain/
Wanneer een container via Vieilige Keten wordt verwerkt, zou dit betekenen dat je geen pincode kunt uploaden in de shipment op het UTURN platform.
Er zijn 2 manieren om het recht van afhalen van de container over te dragen aan de vervoerder:
- Nomineer UTURN als inland operator
1.1. Zodra UTURN is genomineerd, wordt een statusverzoek naar de terminal gestuurd en krijg je de feedback te zien in Portbase Cargo Controller. Je kunt controleren of alles in orde is en eventueel problemen met de container oplossen. UTURN draagt het recht om de container op te halen over aan de toegewezen vervoerder, die de container vooraf aankondigt voor afhalen.
2. Nomineer de vervoerder van UTURN rechtstreeks als inland operator
2.1. Status verzoek informatie zal worden getoond in Portbase Cargo Controller, nadat de shipment is toegewezen aan een vervoerder in UTURN.
2. Vervoerder
Gebruik van het platform
Als de carrier geen mogelijkheid meer ziet in het uitvoeren van een shipment, is het de verantwoording van deze carrier om de actieve qoutes te cancellen.
Het bod moet een all-in prijs zijn voor het totale transport en de benodigdheden. Inclusief brandstof, tol, brugkosten, wegbelasting, ADR, extra stop(s), etc. Met uizondering van onvoorziene extra kosten.
De carrier is verantwoordelijk om te volledigheid en juistheid van de shipmentdetails te checken alvorens het bieden, accepteren of starten van een rit.
Alle organisaties zullen worden gecontroleerd op het invullen van volledige en juiste bedrijfsinformatie. Daarbij worden carriers gecontroleerd op de verplichte benodigdheden voor het uitvoeren van het transport.
Benodigde documenten voor registratie:
Transport Licentie
WA-verzekering vrachtwagen(s)
Vervoersaansprakelijkheids- verzekering
Bankafschrift
ID Kaart gebruiker
ID Kaart Transport manager
- Ga als organisatie 'Admin' naar je Account in het platform.
- Zoek naar 'User management' en klik op '+ Add new user'.
- Vul nu de benodigde gebruikersgegevens van je collega in, zoals naam en e-mailadres.
- Klik op 'Send'.
- De uitnodiging staat nu in de e-mail inbox van je collega.
- Je collega kan de uitnodiging accepteren, zodat jullie kunnen samenwerken binnen het platform.
Additionele onverwachte kosten
Match gevonden? Tijd om aan de slag te gaan!
De afgesproken prijs van een vervoersovereenkomst kan nu niet meer gewijzigd worden. Ontstaan er hierna toch kosten die op voorhand niet voorzien waren? Dan heeft de vervoerder mogelijk wel recht op vergoeding van deze kosten.
UTURN kent de volgende additionele kosten:
Wachtkosten
Kosten voor late annulering
Overige additionele kosten
UTURN rekent bovenop alle additionele kosten 5% verwerkingkosten door aan de opdrachtgever. Dit is niet van toepassing op de kosten voor late annulering.
Vervoerders moeten tijdens transport melden dat er kosten (dreigen te) ontstaan. Gebruik de functieknop ‘Meld Probleem / Report Issue’ om de kosten aan te geven. Additionele kosten worden niet in behandeling genomen indien vervoerder de opdrachtgever niet heeft ingelicht.
Proces
Vervoerder voert kosten in en sluit het shipment met de ‘Proof of Delivery’
Opdrachtgever heeft 5 werkdagen om feedback te geven op de kosten. Indien de opdrachtgever niet binnen 5 werkdagen reageert worden de kosten automatisch toegewezen.
Beroep op beslissing
Indien de vervoerder het niet eens is met de beslissing van de opdrachtgever zal de vervoerder dit in een mail naar de opdrachtgever en UTURN toelichten. De opdrachtgever reageert met een uitleg op de beslissing. Indien noodzakelijk zal UTURN aan de hand van regels en procedures input geven over de verdeling van kosten en optreden als een neutrale bemiddelaar.
Additionele kosten die niet gemeld zijn tijdens transport worden niet in behandeling genomen.
TIJDENS HET TRANSPORT
Gebruik de functieknop ‘Meld Probleem’ of ‘Report Issue’ om aan te geven dat er kosten (dreigen te) ontstaan.
Deze knop is bij elke locatie te vinden in de order details op de app of het webportal.
NA HET TRANSPORT
Voorwaarden voor extra kosten:
Zijn tijdens transport gemeld
Worden uiterlijk 24 uur na uitvoer van shipment ingevoerd
Een geldige CMR en/of interchange is vereist
Enkel mogelijk indien truck op tijd arriveert (met 15 minuten tolerantie).
Invoer Extra kosten:
Ga naar de pagina ‘Manage Orders’
Klik daarna respectievelijk op de knoppen ´Update details´ -> ‘Additional cost’.
Voer de kosten in.
Bij cancellation van een shipper na een vervoersovereenkomst (na matching), is de shipper genoodzaakt de carrier te vergoeden uitgaande van de onderstaande regels. Shipper, carrier en UTURN hebben de plicht om te zoeken naar een alternatief voor de vervallen shipment, om kosten te voorkomen.
Shunts
- Meer dan 24 uur voor uitvoering (pick-up tot tijd) -> kosteloos
- Minder dan 24 uur voor uitvoering (pick-up tot tijd) en nog niet gestart -> 70% van de afgesproken prijs
- Minder dan 24 uur voor uitvoering (pick-up tot tijd) en al gestart -> 100% van de afgesproken prijs
Import/Export
- Meer dan 24 uur voor uitvoering (locatie 2 tot tijd) -> kosteloos
- Minder dan 24 uur voor uitvoering (locatie 2 tot tijd) en nog niet gestart -> 70% van de afgesproken prijs
- Minder dan 24 uur voor uitvoering (locatie 2 tot tijd) en al gestart -> 100% van de afgesproken prijs
Het wachtkosten tarief is €52,50 per uur. Hiervan gaat €50,- naar de vervoerders en €2,50 (5%) naar UTURN voor de verwerking van de kosten.
- Terminal / Depot: 1 uur vrij (mits de opdrachtgever verantwoordelijk gehouden kan worden).
- Laad / Loslocatie: 2 uur vrij (met een tolerantie van 15 minuten).
- Andere Stop locaties: 1 uur vrij (met een tolerantie van 15 minuten).
Opdrachtgevers zijn niet verantwoordelijk voor wachtkosten op terminals wegens drukte.
Bij kosten die ontstaan uit overmacht situaties bij de terminals of depots (en waarbij zowel de vervoerder als opdrachtgever niet verantwoordelijk zijn) adviseert UTURN om de kosten te delen tussen beide partijen.
Voorbeelden van mogelijke overmacht situaties:
- defecte kraan/systemen op terminals
- gesloten terminals i.v.m. weersomstandigheden of stakingen
Alleen kosten die onvoorzien / niet beschreven waren in het originele shipment ten tijde van acceptatie kunnen vergoed worden. De kosten zullen per case bekeken worden.
Richtlijnen hiervoor zijn:
- Extra stop: €50
- Extra afstand: €1 - €1,50/km (eerste 10km zijn vrij)
- Overnachting: €250
Andere kosten in overleg met opdrachtgever (IMO stickers, seals, opslag, chassishuur, wegen, toll etc)
Tijdens transport
Wanneer het containernummer, tare gewicht en seal bekend zijn, bij bijvoorbeeld een export shipment, dient de carrier deze te uploaden op het UTURN platform direct na het bekend worden hiervan (na pick up).
Van de carriers wordt verwacht om de ETA’s en Actuals in te vullen in de shipment, zodat de shipper hiervan automatisch op de hoogte wordt gebracht. Hierbij is het belangrijk dat bij vertraging de shipper ten minste 120 minuten voor arriveren wordt ingelicht.
Veiligheid van de apparatuur, het personeel, de goederen en de verpakking zijn van het grootste belang. De bestuurder moet altijd het volgende nastreven:
- Gebruik een containerslot om de deuren van de container vast te zetten
- Gebruik bij het parkeren beveiligde parkeerplaatsen
- Gebruik en activeer het alarmsysteem indien beschikbaar
Financieel
Indien extra kosten worden gedeclareerd, gaat de betalingstermijn van 30 dagen in op de dag dat de verzender de extra kosten goedkeurt.
Betaling geschiedt binnen 30 dagen na voltooiing van de shipment.
Per shipment wordt een factuur ter beschikking gesteld die uit het UTURN platform gehaald kan worden.
Verantwoordelijkheid
In geval van gevaarlijke goederen dient de vervoerder over alle benodigde (persoonlijke) uitrusting en vergunningen te beschikken om het transport uit te voeren. De vervoerder moet controleren of de vereiste IMO / ADR-stickers op de container zijn aangebracht en duidelijk zichtbaar zijn.
Conform de geldende transportwetten en -voorschriften is de vervoerder verantwoordelijk voor de kwaliteit van de goederen en verpakking (inclusief container) tijdens het transport.
Controleer de kwaliteit van goederen en verpakking (container) bij afhalen:
- Controleer buiten op schade, beschadiging of markering en vereiste stickers (zoals IMO / ADR)
- Binnen (indien leeg), controleer op reinheid, schade en geur
- Deuren, op schade en indien leeg op correct functioneren
- Zegel (indien geladen), controleer of het intact is en het nummer overeenkomt met de verzendinformatie
Controleer de kwaliteit van goederen en verpakking (container) op afleverlocatie:
- Controleer buiten op schade en stickers die moeten worden verwijderd
- Zegel (indien geladen), controleer samen met de afleverlocatie of deze intact is en het nummer komt overeen met de verzendinformatie.
- Binnen, controleer op netheid en schade
Controleer de kwaliteit van goederen en verpakking (container) op laadlocatie:
- Controleer buiten op beschadigingen en vereiste stickers (zoals IMO / ADR)
- Binnen, controleer de juiste opslag en hoeveelheid
- Zegel, controleer of het correct is verzegeld en het nummer komt overeen met de verzendinformatie en transportdocumenten
Controleer de kwaliteit van goederen en verpakking (container) bij drop:
- Controleer aan de buitenkant op beschadigingen, beschadigingen of markeringen en zorg ervoor dat de uiterlijke staat hetzelfde is als bij ontvangst, met uitzondering van normale slijtage. En indien nodig vereiste stickers (zoals IMO / ADR).
- Binnen (indien leeg), controleer op reinheid, schade en geur
- Deuren, op schade en indien leeg bij correct functioneren
- Zegel (indien geladen), controleer of het intact is en het nummer overeenkomt met de verzendinformatie
Chauffeurs
Bij het vastzetten van een container voor transport moeten altijd alle vier de twistlocks worden aangetrokken.
Er zijn verschillende soorten en ontwerpen twistlocks. Bij twijfel; stop en
vraag uw manager om advies.
Veiligheid draaislot
Als de container volledig op het chassis is neergelaten en in de juiste positie staat, moet u de twist locks zo draaien dat de kop zich in de vergrendelde positie bevindt (bij halfautomatische twist locks wordt dit gedaan door de interne veer).
Je moet visueel controleren of de kop van de verdraaibeveiliging in de vergrendelde positie staat door door de hoekgietstukken te kijken voordat je de borgmoeren vastdraait. Daarna MOETEN de borgmoeren worden vastgedraaid.
Draaislotindicatoren
Elke draaivergrendeling moet uitgerust zijn met een indicator, minimaal 20 cm lang en geel geschilderd (veiligheidswaarschuwingskleur RAL-1023). Deze geeft de open/gesloten positie aan. De bestuurder moet de positie van de indicatoren vanuit zijn cabine kunnen controleren via de achteruitkijkspiegels.
Afronden shipment
Bij vervoer moet de vervoerder binnen 48 uur een duidelijk leesbaar digitaal afleverbewijs uploaden, afhankelijk van het type transport:
Voor laden / lossen: volledig ingevulde en ondertekende CMR
- Voor overslag: interchange van de dropterminal
Extra kosten kunnen alleen worden gedeclareerd wanneer de carrier de shipper heeft geïnformeerd.
Carrier subscription
Door te abonneren behoud je toegang tot alle marktontwikkelingen en andere voordelen van UTURN:
Toegang tot > 1.000 verladers in West-Europa
Alles voor je geregeld: Van sales tot administratie en facturatie
Gegarandeerde betalingen: altijd binnen 30 dagen
En meer features en integrations op het UTURN platform
Je kan een abonnement afnemen per maand of per jaar. Bij het kiezen van een jaarlijks abonnement krijg je 2 maanden gratis!
Wij faciliteren automatische incasso (via iDEAL en Bancontact) en creditcard transacties via onze betaalprovider Stripe. Wanneer je kiest voor pinnen wordt er eenmalig €0,01 of €0,02 van je bankrekening afgeschreven ter verificatie van de betaalmethode. Het bedrag is afhankelijk van je betaalmethode.
Jazeker, de eerste maand is gratis zodat je rustig kunt rondkijken en je eerste matches kunt vinden.
Het abonnement is op organisatieniveau. Geef alle collega’s toegang zodra je geabonneerd bent.
U behoudt toegang om uw lopende shipments te voltooien en betalingen te ontvangen. Je hebt echter niet langer de mogelijkheid om shipments op het platform te bekijken of erop te bieden.
Na 30 dagen gaat je abonnement en dus ook je betaling automatisch in. Als je niet voor het abonnement kiest, blijf je toegang houden tot onafgemaakte shipments.
Je kunt je abonnement opzeggen via je account of je kunt contact opnemen met onze klantenservice voor een uitleg van het proces. Als je niet opzegt voor het einde van je proefperiode van 30 dagen of het einde van je abonnement (maand/jaar), wordt het automatisch verlengd.