Operational Procedures

Operational Procedures

De operationele procedures zijn een onderdeel van de terms and conditions op het UTURN platform. Deze operationele procedures geven inzicht in het gebruik van het platform en de operationele instructies die gevolgd moeten worden door zowel shipper als carrier. In het geval van shipment gerelateerde zaken zal de shipper de carrier, of de carrier de shipper, per direct contacteren. Als deze richtlijnen niet gevolgd kunnen worden en de shipper of carrier niet kunnen helpen, dan kan er contact opgenomen worden met UTURN voor support.

Direct contact voor een match

Het is niet toegestaan om vòòr een match contact op te nemen met de shipper of carrier. UTURN behoud het recht om toegang tot het platform te ontzeggen wanneer dit wordt overgeschreden.

 

Operational Procedures

De operationele procedures zijn een onderdeel van de terms and conditions op het UTURN platform. Deze operationele procedures geven inzicht in het gebruik van het platform en de operationele instructies die gevolgd moeten worden door zowel shipper als carrier.

In het geval van shipment gerelateerde zaken zal de shipper de carrier, of de carrier de shipper, per direct contacteren. Als deze richtlijnen niet gevolgd kunnen worden en de shipper of carrier niet kunnen helpen, dan kan er contact opgenomen worden met UTURN voor support.

Cancel quote

Als de carrier geen mogelijkheid meer ziet in het uitvoeren van een shipment, is het de verantwoording van deze carrier om de actieve qoutes te cancellen.

 

Volledige shipment details

De carrier is verantwoordelijk om te volledigheid en juistheid van de shipmentdetails te checken alvorens het bieden, accepteren of starten van een rit.

 

Quoting

Het bod moet een all-in prijs zijn voor het totale transport en de benodigdheden. Inclusief brandstof, tol, brugkosten, wegbelasting, ADR, extra stop(s), etc. Met uizondering van onvoorziene extra kosten.

 

Requirements to register

Alle organisaties zullen worden gecontroleerd op het invullen van volledige en juiste bedrijfsinformatie. Daarbij worden carrier gecontroleerd op de verplichte benodigdheden voor het uitvoeren van het transport:

 

  • Eurovergunning (NIWO vergunning voor Nederland)

Alleen carriers met een geldige transportvergunning en kamer van koophandel nummer welke geregistreerd staan op dezelfde organisatie worden toegang verleend.

 

  • Verzekeringen

 

Alle actieve carriers moeten relevante verzekeringen beschikken en kunnen overleggen voor het uitvoeren van het desbetreffende transport. De onderstaande verzekeringen zijn nodig:

  • Aansprakelijkheidsverzekering;
  • Aansprakelijkheidsverzekering voor bedrijfsauto’s;
  • Transportaansprakelijkheidsverzekering

Nieuwe gebruiker toevoegen

Via https://portal.uturn-system.com/register kan je de nieuwe gebruiker (nieuw mailadres) registreren. Vervolgens de naam en telefoonnummer invoeren en op ‘Next’ klikken.

 

Dan verschijnt er een nieuw scherm met een blauwe knop ‘Join Existing’. Hier kan je jullie organisatienummer invullen. 

Dit nummer is te vinden op je huidige account onder ‘My Organisation’.

 

Vervolgens kan je op jullie huidige account deze nieuwe gebruiker accepteren. Ook hiervoor ga je naar ‘My Organisation’ en druk je bij ‘User Management’ op Approve.

Cancellation by shipper

Bij cancellation van een shipper na een vervoersovereenkomst (na matching), is de shipper genoodzaakt de carrier te vergoeden uitgaande van de onderstaande regels. Shipper, carrier en UTURN hebben de plicht om te zoeken naar een alternatief voor de vervallen shipment, om kosten te voorkomen.

  • Meer dan 24 uur voor uitvoering (locatie 2 van datum/tijd) -> kosteloos
  • Minder dan 24 uur voor uitvoering (locatie 2 van datum/tijd) en nog niet gestart -> 70% van de afgesproken prijs
  • Minder dan 24 uur voor uitvoering (locatie 2 van datum/tijd) en al gestart -> 100% van de afgesproken prijs

Other additional costs

Kosten die voortkomen uit additionele benodigdheden, die niet zijn beschreven in de originele shipment wanneer die toegewezen/geaccepteerd is, zullen per case worden bekeken. Richtlijnen hiervoor zijn:

  • Extra stop -> €40,-
  • Kilometer prijs -> €1,- per kilometer (bij meer dan 10km)
  • Andere kosten in overleg met de shipper (IMO stickers, seals, opslag, chassishuur, etc.)

Process of additional charges

Ingediende kosten zullen worden onderworpen aan een korte check van UTURN. Na deze check zullen ze worden doorgestuurd naar de shipper voor goedkeuring. De beoordeling op de kosten van de shipper, zullen worden doorgestuurd naar de carrier, waarna de factuur regels worden aangemaakt. De shipper dient binnen 5 werkdagen feedback te geven op de kosten. Indien de shipper binnen deze termijn niet reageert, zullen de kosten automatisch worden toegewezen.

Waitingcosts

 

TIJDENS HET TRANSPORT

  • Zodra er (wacht)kosten dreigen te ontstaan, dient de opdrachtgever direct ingelicht te worden. De contactgegevens van de opdrachtgever zijn inzichtelijk in de UTURN order op het platform.
  • Wij adviseren om in dit geval gebruik te maken van de functieknop ‘Meld Probleem.

Deze knop is bij elke locatie te vinden in de order details op de app of het webportal.

 

NA UITVOER VAN HET TRANSPORT

  • Extra kosten worden in behandeling genomen, als de opdrachtgever hierover tijdens het ontstaan is ingelicht.
  • Extra kosten kunnen tot uiterlijk 24 uur na uitvoer ingediend worden via het UTURN platform, in combinatie met een geldige CMR en/of interchange.
    • Ga naar de pagina Manage orders en klik daarna respectievelijk op de knoppen ´Update details´ -> Additional cost.
  • Kosten kunnen enkel ingediend worden als de truck arriveert binnen de afgesproken tijden (met een tolerantie van 15 minuten).
  • Voor een extra stop geldt het UTURN tarief van €40,-.
  • Voor wachtkosten geldt het UTURN tarief van €42,50 per uur.
    • Laad / Loslocatie: 2 uur vrij (met een tolerantie van 15 minuten).
    • Terminal / Depot: 1 uur vrij (mits de opdrachtgever verantwoordelijk gehouden kan worden).

 

Kosten die ontstaan uit overmacht situaties bij de terminals of depots, waarbij zowel de carrier als shipper niet verantwoordelijk zijn, zullen worden gesplitst tussen de carrier en shipper 50/50.

 

Adding additional information

Wanneer het containernummer, tare gewicht en seal bekend zijn, bij bijvoorbeeld een export shipment, dient de carrier deze te uploaden op het UTURN platform direct na het bekend worden hiervan (na pick up).

 

Estimated time of Arrival ETA

Van de carriers wordt verwacht om de ETA’s en Actuals in te vullen in de shipment, zodat de shipper hiervan automatisch op de hoogte wordt gebracht. Hierbij is het belangrijk dat bij vertraging de shipper ten minste 120 minuten voor arriveren wordt ingelicht.

 

Safety

Veiligheid van de apparatuur, het personeel, de goederen en de verpakking zijn van het grootste belang. De bestuurder moet altijd het volgende nastreven:

  • Gebruik een containerslot om de deuren van de container vast te zetten
  • Gebruik bij het parkeren beveiligde parkeerplaatsen
  • Gebruik en activeer het alarmsysteem indien beschikbaar

Waiting time

In geval van wachttijd moet de carrier dit per direct melden met de functie ‘Report Issue’ op het platform of app waardoor de shipper een geautomatiseerd bericht krijgt. De shipper moet worden geïnformeerd over mogelijke problemen, wat kan leiden tot extra kosten.

  • Wachten om welke reden dan ook
  • Problemen (onbekende referentie, boeking onbekend, etc.)
  • Afwijking van de shipment (andere locatie, datum, tijd etc.)

Extra costs

Indien extra kosten worden gedeclareerd, gaat de betalingstermijn van 30 dagen in op de dag dat de verzender de extra kosten goedkeurt.

Payment

Betaling geschiedt binnen 30 dagen na voltooiing van de shipment.

Selfbillinvoice

Per shipment wordt een factuur ter beschikking gesteld die uit het UTURN platform gehaald kan worden.

Dangerous goods

In geval van gevaarlijke goederen dient de vervoerder over alle benodigde (persoonlijke) uitrusting en vergunningen te beschikken om het transport uit te voeren. De vervoerder moet controleren of de vereiste IMO / ADR-stickers op de container zijn aangebracht en duidelijk zichtbaar zijn.

Goods and packaging

Conform de geldende transportwetten en -voorschriften is de vervoerder verantwoordelijk voor de kwaliteit van de goederen en verpakking (inclusief container) tijdens het transport.

 

Controleer de kwaliteit van goederen en verpakking (container) bij afhalen:

  • Controleer buiten op schade, beschadiging of markering en vereiste stickers (zoals IMO / ADR)
  • Binnen (indien leeg), controleer op reinheid, schade en geur
  • Deuren, op schade en indien leeg op correct functioneren
  • Zegel (indien geladen), controleer of het intact is en het nummer overeenkomt met de verzendinformatie

Controleer de kwaliteit van goederen en verpakking (container) op afleverlocatie:

  • Controleer buiten op schade en stickers die moeten worden verwijderd
  • Zegel (indien geladen), controleer samen met de afleverlocatie of deze intact is en het nummer komt overeen met de verzendinformatie.
  • Binnen, controleer op netheid en schade

Controleer de kwaliteit van goederen en verpakking (container) op laadlocatie:

  • Controleer buiten op beschadigingen en vereiste stickers (zoals IMO / ADR)
  • Binnen, controleer de juiste opslag en hoeveelheid
  • Zegel, controleer of het correct is verzegeld en het nummer komt overeen met de verzendinformatie en transportdocumenten

Controleer de kwaliteit van goederen en verpakking (container) bij drop:

  • Controleer aan de buitenkant op beschadigingen, beschadigingen of markeringen en zorg ervoor dat de uiterlijke staat hetzelfde is als bij ontvangst, met uitzondering van normale slijtage. En indien nodig vereiste stickers (zoals IMO / ADR).
  • Binnen (indien leeg), controleer op reinheid, schade en geur
  • Deuren, op schade en indien leeg bij correct functioneren
  • Zegel (indien geladen), controleer of het intact is en het nummer overeenkomt met de verzendinformatie

Proof of delivery

Bij vervoer moet de vervoerder binnen 48 uur een duidelijk leesbaar digitaal afleverbewijs uploaden, afhankelijk van het type transport:

 

  • Voor laden / lossen: volledig ingevulde en ondertekende CMR
  • Voor overslag: interchange van de dropterminal

Submit extra costs

Extra kosten kunnen alleen worden gedeclareerd wanneer de carrier de shipper heeft geïnformeerd.

Add new user

Via https://portal.uturn-system.com/register kan je de nieuwe gebruiker (nieuw mailadres) registreren. Vervolgens de naam en telefoonnummer invoeren en op ‘Next’ klikken.

 

Dan verschijnt er een nieuw scherm met een blauwe knop ‘Join Existing’. Hier kan je jullie organisatienummer invullen. 

Dit nummer is te vinden op je huidige account onder ‘My Organisation’.

 

Vervolgens kan je op jullie huidige account deze nieuwe gebruiker accepteren. Ook hiervoor ga je naar ‘My Organisation’ en druk je bij ‘User Management’ op Approve.

Assigning

De shipper is vrij om een ​​vervoerder toe te wijzen op basis van prijs en kwaliteit. De shipper is vrij om tijdig toe te wijzen, maar wordt geadviseerd om zo snel mogelijk toe te wijzen om te voorkomen dat vervoerders hun biedingen annuleren.

Cancellation by shipper

Bij cancellation van een shipper na een vervoersovereenkomst (na matching), is de shipper genoodzaakt de carrier te vergoeden uitgaande van de onderstaande regels. Shipper, carrier en UTURN hebben de plicht om te zoeken naar een alternatief voor de vervallen shipment, om kosten te voorkomen.

  • Meer dan 24 uur voor uitvoering (locatie 2 van datum/tijd) -> kosteloos
  • Minder dan 24 uur voor uitvoering (locatie 2 van datum/tijd) en nog niet gestart -> 70% van de afgesproken prijs
  • Minder dan 24 uur voor uitvoering (locatie 2 van datum/tijd) en al gestart -> 100% van de afgesproken prijs

Portbase feedback

UTURN biedt een geautomatiseerde portbase check aan voor alle (volledige) shipments. Shippers krijgen inzicht in de status van een container en kunnen daar naar handelen. Shippers wordt geadviseerd om ervoor te zorgen dat de portbase-status in orde is voordat ze worden toegewezen om mogelijke kosten te vermijden.

Publishing a shipment

Een shipment moet alle noodzakelijke informatie bevatten voor de vervoerder om een ​​all-in prijs te bepalen. Bepaalde velden zijn daarom verplicht om een ​​zending te publiceren (bijv. Type apparatuur, locaties, data, requirements en richtprijs). Andere velden zijn niet verplicht, maar shippers wordt aangeraden zo volledig mogelijk te zijn om de efficiëntie in zowel het proces als de uitvoering van het transport te verbeteren.

Receiving quotes

Carriers bieden hun beste all-in prijs op basis van de verstrekte informatie in de shipment en omvatten marktspecifieke toeslagen zoals brandstof, wegenbelasting, brug- / tunnelkosten, enz.

Requirements to register

Elke gebruiker die zich registreert, moet de (meest recente) Algemene voorwaarden accepteren. Alle organisaties worden na registratie gescreend op de volledigheid en juistheid van de verstrekte informatie. Alle gebruikers / organisaties moeten een geldig e-mailadres, telefoonnummer en afwezigheidsnummer (out of office) opgeven, waarop ze bereikbaar zijn voor de carrier en / of UTURN.

Target price

Het opgeven van een “richtprijs” is verplicht om een ​​shipment te publiceren. De shipper is vrij om deze prijs te bepalen, maar wordt geadviseerd om een ​​concurrerende prijs op te geven om de platformervaring te verbeteren.

Cancellation by shipper

Bij cancellation van een shipper na een vervoersovereenkomst (na matching), is de shipper genoodzaakt de carrier te vergoeden uitgaande van de onderstaande regels. Shipper, carrier en UTURN hebben de plicht om te zoeken naar een alternatief voor de vervallen shipment, om kosten te voorkomen.

  • Meer dan 24 uur voor uitvoering (locatie 2 van datum/tijd) -> kosteloos
  • Minder dan 24 uur voor uitvoering (locatie 2 van datum/tijd) en nog niet gestart -> 70% van de afgesproken prijs
  • Minder dan 24 uur voor uitvoering (locatie 2 van datum/tijd) en al gestart -> 100% van de afgesproken prijs

Other additional costs

Kosten die voortkomen uit additionele benodigdheden, die niet zijn beschreven in de originele shipment wanneer die toegewezen/geaccepteerd is, zullen per case worden bekeken. Richtlijnen hiervoor zijn:

  • Extra stop -> €40,-
  • Kilometer prijs -> €1,- per kilometer (bij meer dan 10km)
  • Andere kosten in overleg met de shipper (IMO stickers, seals, opslag, chassishuur, etc.)

Process of additional charges

Ingevoerde kosten worden onderworpen aan een controlestap van UTURN. Na controle worden de kosten ter goedkeuring doorgestuurd naar de shipper. Na verwerking van de kosten door de shipper wordt de vervoerder hiervan op de hoogte gesteld en worden de factuurregels vervolgens verwerkt. De shipper wordt geïnformeerd over extra onverwachte kosten die feedback vereisen. De shipper is verplicht om binnen 5 werkdagen feedback te geven. Indien de shipper dit niet doet, worden de kosten automatisch goedgekeurd.

Waitingcosts

 

TIJDENS HET TRANSPORT

  • Zodra er (wacht)kosten dreigen te ontstaan, dient de opdrachtgever direct ingelicht te worden. De contactgegevens van de opdrachtgever zijn inzichtelijk in de UTURN order op het platform.
  • Wij adviseren om in dit geval gebruik te maken van de functieknop ‘Meld Probleem.

Deze knop is bij elke locatie te vinden in de order details op de app of het webportal.

 

NA UITVOER VAN HET TRANSPORT

  • Extra kosten worden in behandeling genomen, als de opdrachtgever hierover tijdens het ontstaan is ingelicht.
  • Extra kosten kunnen tot uiterlijk 24 uur na uitvoer ingediend worden via het UTURN platform, in combinatie met een geldige CMR en/of interchange.
    • Ga naar de pagina Manage orders en klik daarna respectievelijk op de knoppen ´Update details´ -> Additional cost.
  • Kosten kunnen enkel ingediend worden als de truck arriveert binnen de afgesproken tijden (met een tolerantie van 15 minuten).
  • Voor een extra stop geldt het UTURN tarief van €40,-.
  • Voor wachtkosten geldt het UTURN tarief van €42,50 per uur.
    • Laad / Loslocatie: 2 uur vrij (met een tolerantie van 15 minuten).
    • Terminal / Depot: 1 uur vrij (mits de opdrachtgever verantwoordelijk gehouden kan worden).

 

Kosten die ontstaan uit overmacht situaties bij de terminals of depots, waarbij zowel de carrier als shipper niet verantwoordelijk zijn, zullen worden gesplitst tussen de carrier en shipper 50/50.

 

Changes to contract of carriage

Na toewijzing is de informatie waarop de vervoerovereenkomst is gebaseerd voor bewerking door beide partijen geblokkeerd. Als deze informatie verandert, moet de shipper de vervoerder rechtstreeks en onmiddellijk op de hoogte stellen van deze wijziging. Na aanvaarding van de wijziging kan UTURN worden verzocht de vervoersovereenkomst bij te werken om de nieuwe vereisten weer te geven.

Completeness of information

De shipper is verantwoordelijk om de vervoerder volledige en correcte informatie te verstrekken alvorens toe te wijzen, maar in ieder geval vóór uitvoering van het transport. Dit omvat (indien van toepassing) onder andere:

 

  • Containernummer (indien beschikbaar)
  • Type uitrusting
  • Referenties
  • Locatie opmerkingen
  • Zegelnummers
  • Rederijen
  • Namen van boten

Direct communication

UTURN biedt de shipper en vervoerder de mogelijkheid om direct in contact te komen met de wederpartij van de vervoerovereenkomst. De shipper en carrier moeten telefonisch en / of per e-mail bereikbaar zijn voor zaken die verband houden met de shipment via de opgegeven contactgegevens

Processing received shipment details

Voor exportzendingen is de vervoerder verplicht om zo snel mogelijk boekingsgerelateerde informatie in te dienen op het UTURN platform (bijv. Containernummer en tarragewicht). De shipper wordt automatisch op de hoogte gebracht en is verplicht om deze informatie te verwerken en de boeking af te ronden, direct maar ten minste een uur voor de verwachte afzet.

Invoicing

Wekelijkse geconsolideerde facturen worden gegenereerd en per e-mail verzonden naar het opgegeven factuur-e-mailadres en beschikbaar op de portal.

 

Facturen tonen alle gegenereerde factuurregels gefilteerd per vervoerscontract en bevatten alle soorten factuurregels (bijv. Toeslagen, UTURN-kosten en transportprijzen)

 

De shipper kan per zending een factuurreferentie invoeren die per factuurregel wordt weergegeven voor interne gebruik.