Bureau d'aide.
Général
Procédures
Il n'est pas autorisé de contacter directement l'expéditeur ou les transporteurs pour des questions non liées à une expédition assignée sur la plateforme UTURN. UTURN se réserve le droit de bloquer l'accès de l'utilisateur en cas de violation.
Les procédures opérationnelles sont un complément et font partie intégrante des termes et conditions d’utilisation d’UTURN. Ces procédures opérationnelles fournissent une description plus approfondie des questions liées à la plate-forme et au transport et fournissent des instructions (opérationnelles) qui doivent être suivies par les expéditeurs et les transporteurs sur UTURN.
En cas de questions/problèmes liés à l'expédition, l'expéditeur doit contacter immédiatement le transporteur ou le transporteur et l'expéditeur. Si l'une de ces directives ne peut pas être suivie et que le transporteur ou l'expéditeur ne peut pas vous aider, UTURN doit être contacté pour obtenir de l'aide.
1. Chargeur
Utilisation de la plateforme
- En tant qu'organisation « Administrateur », accédez à votre compte sur la plateforme.
- Recherchez la 'Gestion des utilisateurs' et cliquez sur '+ Ajouter un nouvel utilisateur'
- Remplissez maintenant les informations utilisateur requises de votre collègue, telles que le nom et l'adresse e-mail.
- Cliquez sur 'Envoyer'.
- L'invitation est désormais dans la boîte de réception email de votre collègue.
- Votre collègue peut accepter l'invitation afin que vous puissiez collaborer au sein de la plateforme.
L'expéditeur est libre de désigner un transporteur en fonction du prix et de la qualité. L'expéditeur est libre de céder en temps voulu, mais il est conseillé de céder le plus tôt possible pour éviter que les transporteurs n'annulent leurs devis.
UTURN fournit une vérification automatisée de la base de port pour toutes les demandes d'expédition (complètes). Les expéditeurs ont un aperçu de l'état d'un conteneur et peuvent agir en conséquence. Il est conseillé aux expéditeurs de s'assurer que le statut de la base de port est OK avant de l'attribuer afin d'éviter d'éventuels coûts.
Une demande d'expédition doit inclure toutes les informations nécessaires pour que le transporteur puisse déterminer un prix tout compris. Certains champs sont donc obligatoires pour publier une expédition (par exemple le type d'équipement, les lieux, les dates, les exigences et le prix indicatif). Les autres champs ne sont pas obligatoires, mais il est conseillé aux expéditeurs d'être aussi complets que possible afin d'améliorer l'efficacité du processus et de l'exécution du transport.
Les transporteurs proposent leur meilleur prix tout compris sur la base des informations fournies dans la demande d'expédition et incluent les suppléments spécifiques au marché comme le carburant, les taxes routières, les frais de pont/tunnel, etc.
Le transporteur est responsable de vérifier l'exhaustivité et l'exactitude des détails de l'expédition avant de proposer, d'accepter ou de démarrer un transport.
Chaque utilisateur qui s'inscrit doit accepter les conditions générales (les plus récentes). Toutes les organisations seront examinées après l'inscription pour vérifier l'exhaustivité et l'exactitude des informations fournies. Tous les utilisateurs/organisations doivent fournir une adresse e-mail, un numéro de téléphone et un numéro d'absence valides, sur lesquels ils peuvent être contactés par opérateur et/ou UTURN.
La fourniture d’un "prix cible" de référence est obligatoire pour publier une expédition. L’expéditeur est libre de déterminer ce prix, mais il lui est conseillé de proposer un prix compétitif pour améliorer l’expérience de la plateforme.
Vérifiez votre tarif ici : Calculateur de prix - UTURN (uturn-now.com)
Coûts supplémentaires imprévus
Vous avez trouvé une correspondance ? Il est temps de commencer !
Le prix convenu d'un contrat de transport ne peut désormais plus être modifié. Des coûts imprévus surviennent-ils ? Dans ce cas, le transporteur pourrait avoir droit à une indemnisation pour frais supplémentaires.
UTURN reconnaît les coûts supplémentaires suivants :
Frais d'annulation tardive.
Frais d'attente
Autres frais supplémentaires
UTURN facture des frais de traitement de 5 % en plus de tous les frais supplémentaires facturés à l'expéditeur. Ceci ne s'applique pas aux frais d'annulation tardive.
Les transporteurs doivent signaler pendant le transport que des coûts vont (ou sont susceptibles de) survenir. Utilisez le bouton de fonction "Signaler un problème" pour indiquer les coûts. Aucun frais supplémentaire ne sera pris en compte si le transporteur n'a pas prévenu l'expéditeur.
Processus
Le transporteur saisit les frais et clôture l'expédition avec la "Preuve de livraison"
UTURN vérifie que les frais sont plausibles et transmet les frais à l'expéditeur pour approbation
L’expéditeur dispose de 5 jours ouvrables pour fournir des informations sur les coûts. Si le transporteur ne répond pas dans un délai de 5 jours ouvrés, les frais sont automatiquement imputés.
Appel de la décision
Si le transporteur n'est pas d'accord avec la décision de l'expéditeur, il expliquera son raisonnement concernant les coûts dans un e-mail adressé à l'expéditeur et à UTURN. L'expéditeur répondra en expliquant sa décision. Si nécessaire, UTURN agira comme médiateur pour la répartition des frais.
Si l'expéditeur doit annuler le contrat de transport, il est tenu d'indemniser le transporteur en conséquence, conformément aux règles ci-dessous. L'expéditeur, le transporteur et UTURN ont la responsabilité de faire de leur mieux pour fournir une alternative au transporteur afin d'éviter les coûts :
Shunter
- Plus de 24 heures avant l'exécution (retrait jusqu'à l'heure), gratuitement
- Moins de 24 heures avant l'exécution (enlèvement jusqu'à l'heure) et non en cours 70% du prix convenu
- Moins de 24 heures avant l'exécution (enlèvement jusqu'à l'heure) et en cours 100% du prix convenu.
Importer / Exporter
- Plus de 24 heures avant l'exécution (lieu 2 jusqu'à l'heure), gratuitement
- Moins de 24 heures avant l'exécution (emplacement 2 jusqu'à l'heure) et non en cours 70% du prix convenu
- Moins de 24 heures avant l'exécution (emplacement 2 jusqu'à l'heure) et en cours 100% du prix convenu.
Les frais d'attente sont de 52,50 € par heure. 50 € seront alloués aux transporteurs et 2,50 € (5 %) seront reversés à UTURN à titre de frais de traitement.
- Terminal / Dépôt : 1 heure gratuite (sous réserve que le transporteur puisse en être tenu responsable).
- Lieu de chargement/déchargement : 2 heures gratuites (avec une tolérance de 15 minutes).
- Autres lieux d'arrêt : 1 heure gratuite (avec une tolérance de 15 minutes).
Les expéditeurs ne sont pas responsables des frais d’attente aux terminaux en raison de l’affluence.
Pour les coûts résultant de situations de force majeure dans les terminaux ou les dépôts (et où ni le transporteur ni l'expéditeur ne sont responsables), UTURN recommande de partager les coûts entre les deux parties.
Exemples de situations de force majeure :
Grue/systèmes défectueux aux terminaux
terminaux fermés en raison des conditions météorologiques ou de grèves
Seuls les frais imprévus/non décrits dans l'envoi original au moment de l'acceptation peuvent être remboursés. Les coûts seront examinés au cas par cas.
Les lignes directrices sont :
Arrêt supplémentaire : 40 €
Distance supplémentaire : 1 €/km (les 10 premiers km sont gratuits)
Nuitée : 250 €
Autres frais en concertation avec l'expéditeur (autocollants OMI, scellés, stockage, location de châssis, routes, péage, etc.)
Pendant le transport
Après attribution, les informations sur lesquelles se base le contrat de transport sont verrouillées pour modification par les deux parties. En cas de changement de ces informations, l'expéditeur doit informer le transporteur directement et immédiatement de ce changement. Après acceptation du changement, il peut être demandé à UTURN de mettre à jour le contrat de transport pour représenter les nouvelles exigences.
L'Expéditeur est tenu de fournir au transporteur des informations complètes et exactes avant la cession mais au moins avant l'exécution du transport. Cela comprend (le cas échéant) entre autres informations :
Numéro du conteneur (si disponible)
- Type d'équipement
- Les références
- Remarques sur l'emplacement
- Numéros de sceau
- Lignes maritimes
- Noms des navires
UTURN offre à l'expéditeur et au transporteur la possibilité d'entrer en contact direct avec l'autre partie au contrat de transport. Par conséquent : l'expéditeur doit être disponible par téléphone et/ou par e-mail pour les questions liées à l'expédition aux coordonnées fournies.
Pour les expéditions à l'exportation, le transporteur est tenu de fournir dès que possible des informations relatives à la réservation (par exemple le numéro du conteneur et la tare). L'expéditeur sera informé automatiquement et devra traiter ces informations et compléter la réservation pour le dépôt, directement mais au moins une heure avant le dépôt prévu.
Financier
Des factures consolidées hebdomadaires sont générées et envoyées par email à l'adresse e-mail de facturation fournie et disponible sur le portail.
Les factures affichent toutes les lignes de facture générées par contrat de transport et incluent tous les types de lignes (comme les suppléments, les frais UTURN et les prix de transport).
L'expéditeur peut saisir une référence de facture par expédition à afficher par ligne de facture pour référence interne.
Autre
Portbase lance « The Secure Chain » Pour plus de détails sur la chaîne sécurisée de Portbase, veuillez suivre ce lien : https://support.portbase.com/en/the-secure-chain/
Lorsqu'un conteneur est traité via la chaîne sécurisée, cela signifie que vous ne pouvez pas télécharger de code PIN dans l'envoi sur la plateforme UTURN.
Il existe 2 façons de transférer le bon ramassage du conteneur au transporteur :
- Nommer UTURN comme opérateur intérieur
1.1. Une fois UTURN nommé, une demande de statut est envoyée au terminal et les commentaires vous seront présentés dans Portbase Cargo Controller. Vous pouvez vérifier si tout est en ordre et résoudre les problèmes avec le conteneur, le cas échéant. UTURN transférera le droit de récupérer le conteneur au transporteur désigné, qui annoncera au préalable le conteneur pour le ramassage.
2. Nommer le transporteur UTURN directement comme opérateur intérieur
2.1. Les informations de demande de statut vous seront présentées dans Portbase Cargo Controller, une fois l'envoi attribué à un transporteur dans UTURN.
2. Transporteur
Utilisation de la plateforme
Si le transporteur devient incapable d'exécuter la commande, il lui appartient d'annuler le(s) devis actif(s).
Le transporteur est responsable de vérifier l'exhaustivité et l'exactitude de tous les détails d'expédition disponibles avant de proposer, d'accepter et de démarrer un transport.
L'offre doit refléter un prix tout compris pour l'ensemble du transport et des exigences. Y compris entre autres : le carburant, les frais de péage et de pont, les taxes routières, l'ADR, les arrêts supplémentaires, etc. À l'exception des frais supplémentaires imprévus.
Toutes les organisations seront vérifiées pour fournir des informations complètes et exactes sur l’entreprise. De plus, les transporteurs seront inspectés pour vérifier les exigences obligatoires relatives à l'exécution du transport.
Documents requis :
Permis de transport
Assurance véhicule automobile
Assurance responsabilité civile fret
Relevé bancaire
Carte d'identité
Carte d'identité de l'utilisateur Responsable du transport
- En tant qu'organisation "Administrateur", accédez à votre compte sur la plateforme.
- Recherchez la 'Gestion des utilisateurs' et cliquez sur '+ Ajouter un nouvel utilisateur'
- Remplissez maintenant les informations utilisateur requises de votre collègue, telles que le nom et l'adresse e-mail.
- Cliquez sur 'Envoyer'.
- L'invitation est désormais dans la boîte de réception email de votre collègue.
- Votre collègue peut accepter l'invitation afin que vous puissiez collaborer au sein de la plateforme.
Coûts supplémentaires imprévus
Vous avez trouvé une correspondance ? Il est temps de commencer !
Le prix convenu d'un contrat de transport ne peut désormais plus être modifié. Des coûts imprévus surviennent-ils ? Dans ce cas, le transporteur pourrait avoir droit à une indemnisation pour frais supplémentaires.
UTURN reconnaît les coûts supplémentaires suivants :
Frais d'annulation tardive.
Frais d'attente
Autres frais supplémentaires
UTURN facture des frais de traitement de 5 % en plus de tous les frais supplémentaires facturés à l'expéditeur. Ceci ne s'applique pas aux frais d'annulation tardive.
Les transporteurs doivent signaler pendant le transport que des coûts vont (ou sont susceptibles de) survenir. Utilisez le bouton de fonction "Signaler un problème" pour indiquer les coûts. Aucun frais supplémentaire ne sera pris en compte si le transporteur n'a pas prévenu l'expéditeur.
Processus
Le transporteur saisit les frais et clôture l'expédition avec la "Preuve de livraison"
UTURN vérifie que les frais sont plausibles et transmet les frais à l'expéditeur pour approbation
L’expéditeur dispose de 5 jours ouvrables pour fournir des informations sur les coûts. Si le transporteur ne répond pas dans un délai de 5 jours ouvrés, les frais sont automatiquement imputés.
Appel de la décision
Si le transporteur n'est pas d'accord avec la décision de l'expéditeur, il expliquera son raisonnement concernant les coûts dans un e-mail adressé à l'expéditeur et à UTURN. L'expéditeur répondra en expliquant sa décision. Si nécessaire, UTURN agira comme médiateur pour la répartition des frais.
Les frais supplémentaires non signalés lors du transport ne seront pas pris en compte.
Pendant le transport
Utilisez le bouton de fonction "Signaler un problème" pour indiquer qu'un coût supplémentaire surviendra (probablement).
Ce bouton se trouve à chaque endroit dans les détails de la commande sur l'application ou le portail Web.
Après le transport
Conditions pour les frais supplémentaires :
Les frais sont signalés pendant le transport
Les frais sont saisis au plus tard 24 heures après la finalisation de l'expédition
Un CMR et/ou un échange valide est requis
Uniquement possible si le camion arrive à l'heure (avec une tolérance de 15 minutes).
Importation Frais supplémentaires :
Accédez à la page "Gérer les commandes .
Cliquez ensuite respectivement sur les boutons "Mettre à jour les détails" -> Coût supplémentaire ».
Entrez le coût.
Si chargeur doit annuler le contrat de transport, il est tenu d'indemniser le transporteur en conséquence, conformément aux règles ci-dessous. L'expéditeur, le transporteur et UTURN ont la responsabilité de faire de leur mieux pour fournir une alternative au transporteur afin d'éviter les coûts :
Shunter
- Plus de 24 heures avant l'exécution (retrait jusqu'à l'heure), gratuitement
- Moins de 24 heures avant l'exécution (enlèvement jusqu'à l'heure) et non en cours 70% du prix convenu
- Moins de 24 heures avant l'exécution (enlèvement jusqu'à l'heure) et en cours 100% du prix convenu.
Importer / Exporter
- Plus de 24 heures avant l'exécution (lieu 2 jusqu'à l'heure), gratuitement
- Moins de 24 heures avant l'exécution (emplacement 2 jusqu'à l'heure) et non en cours 70% du prix convenu
- Moins de 24 heures avant l'exécution (emplacement 2 jusqu'à l'heure) et en cours 100% du prix convenu.
Les frais d'attente sont de 52,50 € par heure. 50 € seront alloués aux transporteurs et 2,50 € (5 %) seront reversés à UTURN à titre de frais de traitement.
- Terminal / Dépôt : 1 heure gratuite (sous réserve que le transporteur puisse en être tenu responsable).
- Lieu de chargement/déchargement : 2 heures gratuites (avec une tolérance de 15 minutes).
- Autres lieux d'arrêt : 1 heure gratuite (avec une tolérance de 15 minutes).
Les expéditeurs ne sont pas responsables des frais d’attente aux terminaux en raison de l’affluence.
Pour les coûts résultant de situations de force majeure dans les terminaux ou les dépôts (et où ni le transporteur ni l'expéditeur ne sont responsables), UTURN recommande de partager les coûts entre les deux parties.
Exemples de situations de force majeure :
Grue/systèmes défectueux aux terminaux
terminaux fermés en raison des conditions météorologiques ou de grèves
Seuls les frais imprévus/non décrits dans l'envoi original au moment de l'acceptation peuvent être remboursés. Les coûts seront examinés au cas par cas.
Les lignes directrices sont :
Arrêt supplémentaire : 40 €
Distance supplémentaire : 1 €/km (les 10 premiers km sont gratuits)
Nuitée : 250 €
Autres frais en concertation avec l'expéditeur (autocollants OMI, scellés, stockage, location de châssis, routes, péage, etc.)
Pendant le transport
Lorsque le numéro du conteneur, la tare et le sceau sont inconnus – par exemple dans le cas d'une expédition à l'exportation – le transporteur doit mettre à jour ces informations sur la plateforme Uturn dès qu'elles sont disponibles.
Les transporteurs sont censés remplir les ETA et les données réelles pour informer l'expéditeur de l'état de son transport. Important : l'ETA doit être mise à jour en cas de retard, au moins 120 minutes avant l'arrivée demandée.
La sécurité du matériel, du personnel, des marchandises et de l'emballage est de la plus haute importance. Le conducteur doit toujours suivre les étapes suivantes :
- Utiliser un verrou de conteneur pour sécuriser les portes du conteneur
- Utilisez des places de stationnement sécurisées lorsque vous vous garez
- Utilisation et activation du système d'alarme lorsque disponible
Financier
Si des frais supplémentaires sont déclarés, le délai de paiement de 30 jours court à compter du jour où le transporteur approuve le surcoût.
Le paiement sera effectué dans les 30 jours suivant la fin de l'expédition.
Une facture automatique sera mise à disposition pour chaque expédition.
Responsabilité
Dans le cas de marchandises dangereuses, le transporteur doit disposer de tout l'équipement (personnel) et des licences nécessaires pour exécuter le transport. Le transporteur doit vérifier si les autocollants OMI/ADR requis sont apposés sur le conteneur et sont clairement visibles.
Conformément aux lois et réglementations applicables en matière de transport, le transporteur est responsable de la qualité de la marchandise et de l'emballage (y compris le conteneur) pendant le transport.
Vérifier la qualité de la marchandise et de l'emballage (conteneur) au retrait :
- À l'extérieur, vérifiez les dommages, les dégradations ou les marquages, ainsi que les autocollants requis (tels que IMO/ADR).
- À l’intérieur (si vide), vérifiez la propreté, les dommages et les odeurs
- Portes, sur dommages et si vides sur bon fonctionnement
- Sceau (si chargé), vérifiez s'il est intact et si le numéro correspond aux informations d'expédition
Vérifier la qualité de la marchandise et de l'emballage (conteneur) sur le lieu de livraison :
- À l'extérieur, vérifiez les dégâts et les autocollants à retirer.
- Scellé (si chargé), ainsi que le lieu de livraison, vérifiez s'il est intact et si le numéro correspond aux informations d'expédition.
- A l’intérieur, vérifier la propreté et les dégâts
Vérifier la qualité des marchandises et de l'emballage (conteneur) au lieu de chargement :
- À l'extérieur, vérifiez les dommages et les autocollants requis (tels que IMO/ADR)
- A l’intérieur, vérifier le bon rangement et la quantité
- Sceller, vérifier s'il est correctement scellé et que le numéro correspond aux informations d'expédition et aux documents de transport
Vérifier la qualité de la marchandise et de l'emballage (conteneur) au dépôt :
- À l'extérieur, vérifiez les dommages, dégradations ou marquages en vous assurant que l'état extérieur est le même qu'à la réception à l'exception de l'usure normale. Et le cas échéant, autocollants requis (tels que IMO/ADR).
- À l’intérieur (si vide), vérifiez la propreté, les dommages et les odeurs
- Portes, sur dommages et si vides sur bon fonctionnement
- Scellez (si chargé), vérifiez s'il est intact et si le numéro correspond aux informations d'expédition.
Conducteurs
- Lors de la sécurisation d'un conteneur pour le transport, les quatre verrous tournants doivent toujours être serrés.
- Il existe des variations dans les types et la conception des verrous tournants. En cas de doute; arrêter et
demandez conseil à votre manager.
Sécurité du verrou tournant
Lorsque le conteneur est complètement abaissé sur le châssis et dans la bonne position, vous devez faire pivoter les verrous tournants pour que la tête se trouve en position verrouillée (sur les verrous tournants semi-automatiques, cela se fait par le ressort interne).
Vous devez vérifier visuellement que la tête des verrous tournants est en position verrouillée en regardant à travers les pièces moulées d'angle avant de serrer les écrous de verrouillage. Ensuite, les écrous de blocage DOIVENT être serrés.
Indicateurs de verrouillage tournant
Chaque verrou tournant doit être équipé d'un indicateur d'une longueur minimale de 20 cm et peint en jaune (couleur d'avertissement de sécurité RAL-1023). Ceci indique la position ouverte/fermée. Le conducteur doit pouvoir vérifier la position des clignotants depuis l'intérieur de sa cabine via les rétroviseurs.
Finalisation de transport
Lorsque le transport est exécuté, le transporteur doit télécharger sous 48 heures une preuve de livraison numérique clairement lisible. selon le type de transport :
- Pour le chargement/déchargement : CMR entièrement rempli et signé
- Pour les transbordements : échangeur pour le terminal de dépose
Les frais supplémentaires ne peuvent être déclarés que lorsque le transporteur en a informé l'expéditeur.